Gouvernance et contrôle
Seuils de comité, rôles habilités, validations bloquantes, annulation de décision réservée aux gestionnaires : chaque règle est explicite et appliquée par l'outil.
Module
Vos investissements décidésselon vos règles.
Chaque établissement exprime son besoin, devis et photos à l'appui. Le circuit de validation suit votre gouvernance jusqu'au DOP ou au comité, puis la demande acceptée devient un projet suivi jusqu'au paiement.
3niveaux de prévalidation possibles avant le DOP
5décisions possibles en séance de comité
2circuits distincts : décider l'enveloppe, puis engager la dépense
Le constat
Des arbitrages CAPEXsans vision d'ensemble.
- Les demandes arrivent par e-mail, sans devis comparatifs ni photos, chaque établissement les formulant à sa façon.
- Personne ne sait où en est une demande, ni qui doit la valider ensuite.
- Le comité découvre les dossiers en séance, sans le contexte financier de l'établissement.
- Une fois l'enveloppe votée, l'écart entre l'accepté et le réellement commandé n'est plus suivi.
Fonctionnalités
CAPEXDe la demande de l'établissement à la décision du comité, un circuit fidèle à vos règles.
Formulaire de demande de CAPEX
Intitulé, priorité, démarrage souhaité, durée, devis ou estimation budgétée, photos, documentation technique et périodes à éviter, comme la haute saison.
Adaptation à la gouvernance
Jusqu'à trois prévalidations avant le DOP et trois validations après son accord, chacune avec ses rôles et ses seuils. Chaque étape s'active dans le paramétrage.
Validation technique et par filière
Le DOP peut solliciter les filières technique, décoration / achat et informatique : leurs validations sont bloquantes tant qu'elles ne sont pas accordées.
Workflow des CAPEX exceptionnels
Une demande urgente exige un commentaire et peut suivre un seuil de comité distinct. Certains rôles acceptent hors comité, certaines catégories relèvent du DOP seul.
Gestion des comités CAPEX
Ordre du jour constitué au fil des soumissions, vue par DOP avec le contexte financier de chaque établissement, dossier de séance exporté en PDF.
Cinq décisions en séance
Accepter, refuser, renvoyer en préparation, décaler au prochain comité ou confier au siège : chaque décision est notifiée aux intervenants concernés.
Suivi des travaux post-validation
La demande acceptée devient automatiquement un projet CAPEX, avec ses devis : commandes validées, factures, règlements et étalement suivent le workflow des chantiers.
Accepté face au commandé
Dépenses par catégories, établissement par établissement : dépassements et sous-consommations ressortent aussitôt, réserve FF&E comprise.
Des décisions intangibles
Après décision, la demande passe en lecture seule : elle reste la référence de ce qui a été acté, et toute évolution passe par une action tracée.
La vidéo
CAPEX & Chantiersen 86 secondes.
Comment ça marche
Du besoin à la décision,puis au dernier euro payé.
Demander
L'établissement constitue son dossier : devis ou estimation, photos, périodes à éviter. Il le soumet quand il est complet.
Valider
Prévalidations éventuelles, puis revue du DOP, qui attribue la catégorie de dépense (OPEX courant, OPEX exceptionnel, CAPEX, réserve FF&E…) et sollicite les filières utiles.
Décider
Sous le seuil, le DOP accepte directement ; au-delà, la demande est inscrite au prochain comité CAPEX.
Arbitrer
Le comité tranche, dossier complet sous les yeux, puis clôture la séance : ses décisions sont figées.
Réaliser
Le projet CAPEX est créé automatiquement : commandes validées, factures, règlements, étalement vers la trésorerie.
Analyser
Tableau de bord, statistiques et dépenses par catégories consolident le groupe et mesurent l'écart entre accepté et commandé.
À l'écran
L'application,telle que vos équipes la voient.
Notre approche
Votre gouvernance d'abord,l'outil ensuite.
GET17 ne vous impose pas de circuit type : chaque étape s'active, se règle en seuil et se confie à un rôle dans le paramétrage. Le module sépare volontairement la décision d'investissement de l'engagement de la dépense, pour que ce qui a été acté reste comparable à ce qui a été commandé.
01
Deux circuits, une seule traçabilité
La demande acte une enveloppe ; le projet engage la dépense, commande par commande. Chaque action est datée, attribuée et peut être commentée.
02
Le terrain et le siège sur un même dossier
Le directeur d'établissement dépose sa demande ; le DOP, les filières et le comité décident sur la même fiche, dont la frise montre l'étape en cours et l'acteur attendu.
03
Pensé pour l'hôtellerie
Réserve FF&E suivie par établissement, périodes à éviter pendant la haute saison, dossiers de comité par DOP : le module parle la langue des groupes hôteliers.
Ce qui fera la différence
Ce qui compteau moment de choisir.
Adoption par les établissements
Un formulaire simple, une frise qui indique l'étape en cours, des notifications à chaque étape et des tâches sur la page d'accueil.
Des comités mieux préparés
Le dossier de séance se génère en PDF, limité au DOP, au gestionnaire ou à l'établissement affiché : plus besoin d'assembler les pièces à la main.
Relié à la trésorerie
L'étalement de chaque projet CAPEX alimente la trésorerie prévisionnelle du groupe, et la réserve FF&E se suit de la dotation au disponible.
Multi-pays, multi-devises
Montants suivis dans la devise de chaque établissement, filtres par pays, enseigne et DOP. Plateforme 100 % web, en 6 langues.
Questions fréquentes
CAPEXvos questions.
Peut-on adapter le circuit de validation à notre organisation ?
Oui. Prévalidations, validations par filière, seuil de comité (avec un seuil distinct pour les urgences), catégories validées par le DOP seul, rôles autorisés à accepter hors comité : chaque règle se règle dans le paramétrage de votre plateforme.
Que devient une demande acceptée ?
Un projet CAPEX est créé automatiquement, avec les devis de la demande. Il se gère comme un chantier : commandes validées, factures, règlements, étalement, puis clôture.
Pourquoi une demande décidée n'est-elle plus modifiable ?
Parce qu'elle est la référence de ce qui a été acté. Pour la faire évoluer : renvoi en préparation avant la décision, annulation de la décision par un gestionnaire habilité, ou nouvelle demande pour un besoin complémentaire.
Comment repérer les dépassements ?
L'écran Dépenses par catégories compare, par établissement et par catégorie, le montant accepté et le montant réellement commandé. Un commandé supérieur à l'accepté signale un dépassement à justifier.
La réserve FF&E est-elle prise en charge ?
Oui, si elle est activée : dotation annuelle par établissement avec report du solde, consommation par les demandes rattachées à la catégorie réserve, suivi du disponible dans les analyses.
Un équipement en fin de vie crée-t-il une demande CAPEX ?
Non, volontairement. Le plan de renouvellement de la maintenance préventive signale les échéances et les chiffre ; la décision de remplacer ou de prolonger reste humaine.
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01
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Chantiers
Du devis au dernier règlement : chaque euro de vos chantiers imputé en temps réel.
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Finances
Redevances, refacturation, dette et trésorerie : les flux du groupe réunis et anticipés.
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Maintenance préventive
Contrôles réglementaires, réserves et renouvellement des équipements : rien n'est oublié.
Mettons votre gouvernance CAPEX en circuit
Décrivez-nous vos seuils, vos comités et vos valideurs : nous vous montrons le circuit correspondant dans GET17.